Praxisbeispiel aus dem Ehrenamt
Digitalisierung beim TSV Venne.
Der TSV Venne ist ein klassischer Amateurverein: Viel Herzblut, viele Ehrenamtliche – aber auch viele Zettel, WhatsApp-Chats, Excel-Listen und „frag mal den XY, der weiß das“. Mit wachsender Anzahl an Aktiven und Ehrenamtlern sowie den damit einhergehenden Herausforderungen wurde klar: So geht’s nicht dauerhaft weiter.
Wir stellten uns die einfache Frage: Wie können wir digitale Tools nutzen, um uns den Arbeitsalltag zu erleichtern und uns modern und zukunftssicher aufzustellen?
Das Zielbild:
- Entlastung fürs Ehrenamt
- Klare Zuständigkeiten
- Saubere und rechtlich sichere Zugriffe
- Zentrale Ablage
- Professioneller Auftritt nach außen
- Bezahlbar & verständlich
Umsetzung
Die Digitalisierung wurde im Rahmen der ehrenamtlichen Tätigkeit Schritt für Schritt umgesetzt – und hat noch lange nicht ihr Ende erreicht:
🔹Zentrale Vereinsablage
- Einführung eines Intranets für Vorstand, Abteilungen & Trainer über Microsoft Sharepoint Online
- Spielerlisten, Rechnungen und Dateien aller Art – zentral an einem Ort, jederzeit abrufbar über PC, Tablet und Handy
- Keine privaten Ablagen mehr, kein „Schick mir das mal rüber“
🔹 Sauberes Rollen- & Berechtigungskonzept
- Zugriffssteuerung über Benutzergruppen
- Klare Trennung: Vorstand, Trainer, Jugend, Externe
- Jeder sieht nur das, was er sehen soll und braucht
🔹 Digitale Zusammenarbeit
- Gemeinsame Kalender zur Belegung vereinsinterner Räumlichkeiten
- Einheitliche Medienvorlagen für sauberen Vereinsauftritt
- Möglichst einfacher Zugriff und ausführliche Dokumentationen – auch für weniger IT-affine Ehrenamtliche
🔹 Vereinfachte Prozesse
- Online-Mitgliedsantrag statt Papier
- Veranstaltungsplanung, Ticketverkauf und Zahlungsprozesse über digitale Wege
- Weniger Rückfragen, weniger Chaos
🔹 Moderner Außenauftritt
- Einheitliche Designs & Vorlagen; für alle Abteilungen im zentralen Zugriff
- Weiterentwicklung der eigenen Homepage als zentrale Anlaufstelle für digitale Prozesse
- Professioneller Social Media Auftritt & Nutzung von (KI)-Apps zur Medienerstellung
🔹 Neue Digitalausstattung
- Anschaffung neuer & auf Bedürfnisse abgestimmter Hardware
- Laptop, Tablets & Audiogeräte
- Einrichtung & Installation
Warum das funktioniert hat
Weil die Umsetzung nicht nach klassischem Berater-Ansatz erfolgte, sondern aus dem Vereinsalltag heraus gedacht und umgesetzt wurde. Von einer Person, die
- den Vereinsalltag kennt
- weiß, wie Ehrenamt tickt
- und sich intensiv mit unterschiedlichen digitalen Tools auseinandersetzt.
Hinweis: Die beschriebenen Maßnahmen wurden im Rahmen meiner ehrenamtlichen Tätigkeit für den TSV Venne umgesetzt. Aus diesen Erfahrungen ist später PK.Digital entstanden, das heute auf genau diesem Praxiswissen in der Zusammenarbeit mit Vereinen und Organisationen aufbaut.